Paulo Roberto Bertaglia
INTRODUÇÃO
Um dos temas que tem atraído a atenção de líderes de “Supply Chain”, gerado debates e conflitos nas organizações é a implantação de um Sistema de gestão de transportes ( TMS – Transportation Management System). A questão tem fundamentalmente um viés financeiro e a decisão de implantar nem sempre é muito simples. Na minha visão, independentemente do tamanho da empresa, se ocorre a movimentação de materiais e produtos de um local a outro, um sistema TMS pode ser relevante uma vez que ele pode trazer um melhor nível de serviço ao cliente, reduzir os custos de frete e aumentar a eficiência operacional.
As razões para considerar um TMS são muitas. Mas por onde começar, já que há muitas soluções no mercado? Existem soluções denominadas de classe mundial como Oracle, SAP e JDA, cujo custos de implantação podem não caber no bolso de todo mundo. Despesas de fretes iniciais superiores a R$ 50M anuais podem viabilizar a implantação destes produtos. Então significa que quem possui uma despesa de fretes inferior a este valor não deve contemplar um TMS? Nada disso! Existem muitas alternativas de mercado que podem atender às necessidades daqueles que possuem custos de fretes inferiores ao mencionado. Contudo, na minha concepção, análises de retorno de investimentos devem ser realizadas, alinhando a estratégia de negócios da empresa e os projetos a serem viabilizados.
Um dado importante divulgado pela empresa de consultoria Bain & Company considera que um desempenho típico dos custos de transporte e distribuição de uma organização corresponde a algo entre 6% a 8% em relação ao faturamento. Acima de 8% pode existir potencial oportunidade de otimização. Logicamente, tais percentuais são médios, mas servem para nortear algumas decisões.
TMS – O QUE É?
Considerando que a sua organização está presente nos segmentos de varejo, comércio eletrônico, manufatura, distribuição ou operação logística, é essencial ter conhecimento deste aplicativo que pode muito lhe ajudar na gestão de seus transportes e elementos vinculados a ele, tais como: planejamento de rotas, multimodalidade, gestão de frotas e controle de fretes. O TMS é uma plataforma logística que possibilita que empresas possam administrar e otimizar suas micro operações nas atividades de transporte. Suas principais funções encontram-se no planejamento e execução do movimento físico das mercadorias.
DESAFIOS – POR QUE CONSIDERAR UM TMS?
O consumidor não quer saber se o produto está em estoque ou não. Ele quer receber o que pediu o mais rápido possível. Importante ter em mente que entregas de mesmo dia terão um apelo muito forte nos próximos anos. Este é o conhecido “Efeito Amazon”, forçando as cadeias de abastecimento a focar em agilidade, e, portanto, a escolha de um TMS passa a ser fundamental.
Para a maioria dos negócios que envolvem distribuição, principalmente multicanais, o custo de transporte tem uma participação significativa tanto para embarcadores quanto para transportadores. O embarcador é o responsável e dono da mercadoria e necessita buscar formas para distribuir a sua carga deslocando de um ponto a outro. Já o transportador é responsável por mover fisicamente os produtos do local de saída até o destino.
BENEFÍCIOS DE UM TMS
A decisão por implantar um TMS passa inicialmente por conhecer os tipos de benefícios que o mesmo oferece a embarcadores e/ou transportadores. A seguir apresento alguns desses benefícios:
- Melhora no fluxo de caixa e redução nos gastos de fretes: Um bom software de gestão de transporte irá afetar os custos logísticos da cadeia de abastecimento. O sistema correto analisará os aspectos financeiros de cada uma das rotas logísticas. Ele irá gerar recomendações orientadas às reduções das despesas em áreas específicas, tais como consumo de combustível ou horas extras demandadas pelos condutores dos veículos.
- Planejamento e execução integrados – Tais sistemas podem ser integrados com os sistemas existentes, permitindo melhor gerir as necessidades de transporte de uma empresa. Estes sistemas podem ser os Sistemas de compras e gerenciamento de pedidos, Gestão de armazém (WMS), Gestão de relacionamento com clientes e Gestão de relacionamento com fornecedores. Esta integração permitirá que a organização execute encomendas através das alternativas mais rentáveis ou com menor custo, trazendo as vantagens de um melhor planejamento de rotas e otimização de cargas.
- Redução da papelada – A automatização através do uso do TMS trará um melhor aproveitamento do tempo e dinheiro gastos na papelada exigida pelo exercício manual de planejamento. As despesas de administração são reduzidas e fatores críticos como erros de faturamento são minimizados e a eficiência geral melhora.
- Gestão de estoques – Através do TMS, as empresas podem monitorar o ciclo de vida das encomendas e embarques em tempo real e obter atualizações de status e níveis de estoques. Isso oferece às empresas mais elementos para prever os estoques além de melhorar o fluxo de comunicação entre as partes responsáveis pela cadeia de suprimentos, tanto externamente como internamente.
- Visibilidade em “Supply Chain” – Os TMS´s atuais integram toda a cadeia de abastecimento e proporcionam uma visão holística do que está se passando. Possuir esta visibilidade operacional completa e acesso aos dados em tempo real traz uma vantagem significativa. Esta visibilidade permite que os responsáveis atuem rapidamente em quaisquer oportunidades ou resolvam quaisquer problemas que apareçam, consolidando o desempenho e níveis de serviços.
- Otimização de rotas e veículos – Os ciclos de pedidos encurtaram e os tamanhos dos lotes expedidos encolheram. Isso faz com que o roteamento seja mais crítico do que nunca. O TMS oferece métodos mais baratos e mais rápidos de entrega, trazendo maior visibilidade e controle. Os pedidos mais complexos podem ser divididos e roteados separadamente, economizando tempo e dinheiro.
- Rastreamento de motoristas – O rastreamento de motoristas permite que os colaboradores avaliem a eficácia das diferentes rotas tomadas pelos motoristas, o que pode gerar uma programação de entregas mais eficiente. Adicionalmente, a avaliação individual do desempenho dos motoristas pode ser feita facilmente. As movimentações são rastreadas e feedbacks podem ser dados. O rastreamento em tempo real também fornece enormes benefícios de segurança, especialmente em casos de assaltos, quebra de veículos e acidentes.
- Acurácia do Atendimento aos pedidos – Um sistema TMS confiável garante que o transporte se torne mais preciso. Com rastreamento em tempo real e visibilidade completa da cadeia de suprimentos, a precisão do cumprimento do pedido aumenta. Erros de envio e discrepâncias são reduzidas. E mesmo se forem encontradas algumas pequenas falhas, as situações podem ser resolvidas sem que o cliente seja afetado negativamente.
- Melhorando a experiência do cliente – Nos dias de hoje os clientes exigem entregas rápidas, fazem mudanças nos pedidos de última hora, demandam prazos de entrega personalizados e muito mais. É um verdadeiro desafio para as empresas adaptarem suas operações para atender às expectativas dos consumidores. Um sistema de gestão de transporte é uma arma essencial no arsenal de qualquer empresa. Para sobreviver em um ambiente de negócios em constante mudança, um TMS é uma necessidade. Embora os ganhos possam ser lentos no início, os benefícios incrementais redundarão em melhores práticas de negócios e entrega dos níveis de serviço contratados com os clientes. Imagine a satisfação de um cliente quando recebe a mensagem de que a próxima entrega será a dele. Isso só é possível devido à uma combinação e integração de aplicações.
COM TANTAS VANTAGENS POR QUE TÃO POUCOS IMPLANTAM TMS?
Sistemas especialistas ao longo de suas vidas têm encontrado grande barreiras para suas implantações. E não tem sido diferente com o TMS. A seguir menciono algumas das razões que fazem com que as decisões sejam adiadas.
- Custos envolvidos: o custo é frequentemente um dos fatores para não abraçar TMS. Contudo as organizações que adquirem e implementam o TMS veem relevantes retornos em seus investimentos, e atualmente, grande parte dos sistemas de TMS não demandam gastos de capital uma vez que se utilizam da computação em nuvem e são ofertadas na forma de serviços.
- Resistência à mudança – Algumas pessoas e empresas ficam presas aos processos e às formas de executar e tem dificuldades em entender que muitas atividades e tarefas podem ser feitas de forma diferentes e automáticas. É cultural! Acostumam-se a fazer tudo de forma manual: relatórios, contatos telefônicos, faturas, rastreabilidade, reconciliação de pedidos, cálculos de fretes entre outros. Os benefícios de uma solução automatizada de sistema de gerenciamento de transporte são claros. A comunicação eletrônica e automática que uma solução TMS oferece pode melhorar a produtividade, velocidade, níveis de serviço e visibilidade. Mas para muitas empresas a perspectiva de mudança pode ser complicada. Funcionários podem sentir uma perda de controle quando não podem fazer as coisas manualmente. É importante que as lideranças reconheçam isso para evitar problemas futuros. É fundamental fazer com que todos se sintam confortáveis com esse tipo de mudança abordando os impactos funcionais e pessoais de maneira transparente e proativa
- Falta de recursos – Adquirir e implantar uma solução TMS demandará obrigatoriamente o investimento de recursos por parte da organização. A participação dos times de Tecnologia da Informação, Finanças e “Supply Chain” é fundamental. No entanto, em muitas empresas, pode ser que as pessoas não tenham tempo para trabalharem e dedicarem-se ao projeto. Ocorre, que na verdade, se a organização decidiu pela implantação ela não pode se dar ao luxo de postergar atividades em função da falta de recursos. Se a decisão é pelos ganhos e vantagens oferecidos, deve-se investir o tempo e os recursos necessários.
- Conflito de prioridades: é complexo implementar um TMS e obter os seus benefícios se há uma concorrência muito grande com diversos outros projetos demandando os mesmos recursos e expertise. Este é um elemento que não pode ser desprezado. As empresas estão em constante mudança. Contudo, à medida que os benefícios se tornam mais óbvios, os projetos voltados ao TMS têm alcançado um papel mais estratégico e de destaque.
DESENVOLVER EM CASA – SIM OU NÃO?
Muitas vezes as pessoas acreditam ser possível justificar o investimento em uma solução TMS através do desenvolvimento interno. A grande verdade é que uma solução de TMS desenvolvida de forma personalizada requer um grande investimento em dinheiro, recursos e tempo. Especialmente para empresas de pequeno a médio porte, essa decisão não é provavelmente uma boa alternativa, uma vez que os recursos são escassos e restritos.
A velocidade com que caminha a tecnologia, nos força a pensar muito mais em uma parceria com provedores de soluções de sistema de gerenciamento de transporte baseadas em nuvem. Com os avanços nas plataformas de hospedagem, computação em nuvem, novos modelos de negócios e cobranças, inteligência artificial, algoritmos de otimização, interfaces sistêmicas, análises de dados, entre outros leva a crer que manter um desenvolvimento interno pode significar grandes despesas de manutenção. Por outro lado, o negócio principal do provedor de soluções é ajustar frequentemente a solução de tal maneira que novas e melhores práticas sejam inseridas no produto de forma consistente para sua atualização e vantagem mercadológicas. Enormes investimentos em desenvolvimento de software, gestão, manutenção e relações com fornecedores já foram realizados. E a solução já foi inteiramente testada. Claro que as decisões devem ser avaliadas caso a caso. E jamais desconsiderar o Retorno no Investimento (ROI).
CONCLUSÃO
Importante ter em mente que qualquer empresa que se relacione de alguma maneira com a logística, deve considerar a avaliação de um TMS, pois é uma solução que pode trazer eficiência e produtividade às operações, impulsionar os negócios e oferecer melhor serviço aos clientes. Porém, antes de adquirir um TMS, entenda o valor desse sistema e como ele pode ser benéfico para sua empresa.
Chego a pensar que nenhum outro aplicativo da cadeia de abastecimento ofereça tantas maneiras de economizar dinheiro ou gerar valor como o TMS. Mas a principal razão pela qual as empresas implementam esta solução se concentra na redução de gastos com frete, através de análise e otimização de processos e algoritmos de roteamento.
Recomendo montar uma proposição de valor. Entenda os seus problemas e os de sua organização. Verifique se a implantação seria viável ou não. Avalie os aspectos tangíveis e intangíveis. Interaja com os colegas e com o mercado!
Que a força esteja conosco! Para o infinito e além!